Cela fait bientôt deux ans que nous utilisons les Google Apps chez kinoa. Nous avons été très certainement parmi les premières sociétés à beta-tester ce service en France. Il était donc temps de faire un rapide retour d’expérience que nous partageons ici.
L’équipe kinoa, dont le nombre de collaborateurs fluctue entre 15 et 20 personnes, utilise un parc informatique très hétérogène : Windows, Linux et Mac. Il était alors très difficile d’utiliser une suite logicielle bureautique et collaborative unifiée et compatible entre tous les postes. Chaque collaborateur utilisait par exemple un agenda sur son poste sans pouvoir le partager simplement avec les autres.
Les Apps de Google étant proposées sous un modèle « Saas« , un simple navigateur connecté à Internet suffit. Le problème de « cohérence » de notre parc informatique n’existe donc plus, chacun peut utiliser la plate-forme (OS) de son choix.
Gmail
Les Google Apps proposent la gestion des emails via Gmail. L’entreprise peut ainsi bénéficier de tous les avantages de ce Webmail innovant dont l’ergonomie basée sur Ajax est aujourd’hui ce qui se fait de mieux en la matière. L’espace de stockage offert par utilisateur est de 6 GO (25 GO pour les versions payantes).
Alors qu’il nous fallait par le passé disposer d’un serveur de mail, de la bande passante et du temps d’administration et supporter des risques de coupure assez dommageable pour l’entreprise, il nous suffit aujourd’hui d’un simple navigateur connecté au Net !
Notre équipe bénéficie également d’un système anti-spam très efficace, chose que nous ne possédions pas précédemment. Rien que sur ce point, nous estimons économiser mensuellement environ 50 heures !1
Enfin, chaque collaborateur peut utiliser son logiciel de messagerie préféré : outlook, mail, thunderbird… puisqu’ une connexion POP et depuis peu IMAP sont proposées.
Une version mobile est également disponible.
Calendar
Comme mentionné plus haut, il nous était très difficile de centraliser et de partager simplement nos calendriers respectifs. Des rendez-vous étaient pris en doublon, d’autres étaient carrément oubliés, enfin tout ceci se traduisait là encore par une grande débauche d’énergie et de temps gaspillé pour un résultat somme toute très moyen.
Aujourd’hui, nous utilisons tous le calendar Google qui propose, via une interface très intuitive basée ici encore sur Ajax, toutes les fonctionnalités nécessaires à une organisation intelligente de nos plannings respectifs, le tout parfaitement partageable en ligne.
Une version mobile est là encore disponible.
Le format iCal permet d’importer des données à partir d’autres formats d’agendas.
Docs, Spreadsheet et Présentation
Sans encore prétendre pouvoir totalement remplacer des logiciels bureautiques installés sur le poste client (Word ou Open Office, par exemple), le traitement de texte, les feuilles de calcul et les présentations type PPT proposés par Google offrent l’ensemble des fonctionnalités de base nécessaires à une utilisation « peu poussée » pour ce type de logiciels.
Le défaut toutefois est qu’il est encore nécessaire d’être connecté pour pouvoir s’en servir. Une utilisation offline est toutefois possible via l’extension Google Gears (encore en béta).
La force de ces applications restent donc leur côté collaboratif. Il est en effet possible de partager un document et ainsi de travailler à plusieurs avec toutes les options de versioning nécessaires pour revenir à une précédente édition si nécessaire. Autre grand avantage pour ce type d’application est que les documents, feuilles de calcul et présentations sont publiables directement sur le Web.
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Gtalk : service de messagerie instantanée
Disposant de notre propre serveur de messagerie instantanée basé sur Jabber, nous utilisons peu le service de messagerie instantanée proposée dans les Apps Google.
Toutefois ce service offre là encore des fonctionnalités intéressantes. La messagerie instantanée Google Talk est intégrée à la fenêtre de navigation Gmail, ce qui vous permet de voir vos contacts en ligne et de chatter avec eux en temps réel, sans quitter votre boîte de réception. Vous pouvez enregistrer et rechercher vos chats dans Gmail, comme vous le faites avec vos e-mails.
En utilisant le client Google Talk, vous pouvez passer gratuitement des appels vocaux sur IP (VoIP) partout dans le monde (votre interlocuteur doit bien évidemment disposer également de Google Talk).
Enfin, vous pouvez transférer des fichiers sans aucune limite de bande passante.
Seul défaut, Google Talk n’est pas disponible sur Mac !
Page d’accueil
Avez-vous déjà imaginé pouvoir profiter de tous vos sites favoris, blogs préférés, des actualités, de la météo, des cartes urbaines, carnet d’adresse, listes des choses à faire, email, réseaux sociaux, radios, moteurs de recherche, messageries instantanées, vidéos, photos – bref, réunir tout ce que vous aimez ou ce qui vous permet de travailler plus vite, à un seul et même endroit, que vous pouvez partager avec vos amis ou vos collaborateurs? C’est ce que fait la Page d’accueil Google !
Netvibes ou PageFlakes et bien d’autres offrent le même type de service gratuitement, mais l’utilisation de « Page d’accueil » permet à l’administrateur du domaine de contrôler certains éléments de la page afin de proposer un service unifié à tous les collaborateurs de la société.
Des options permettent également de mettre la « Page d’accueil » aux couleurs de l’entreprise.
Panneaux de configuration et API :
L’administration des Google Apps s’effectue via un panneau de configuration en ligne très simple à utiliser.
Enfin, des API permettent d’étendre les fonctionnalités afin notamment d’intégrer parfaitement les Apps Google à votre système d’information existant. Grâce à ces API, vous pouvez par exemple activer la synchronisation des comptes avec votre annuaire d’utilisateurs existant, proposer l’authentification unique à vos utilisateurs ou utiliser une passerelle de courrier.
Conclusion
Je ne sais pas si Google arrivera un jour à concurrencer Microsoft auprès de grands comptes avec ses Apps. Mais ces dernières sont absolument parfaites pour les petites et moyennes structures. Nous n’hésitons pas d’ailleurs à les recommander auprès de nos clients !
Pour aller plus loin :
Quelques ressources sur Google App
Google Apps Team Edition (vidéo)
1 Ceci semble assez incroyable, mais faisons rapidement le calcul. J’estime que chaque collaborateur perdait environ 10 à 15 minutes par jours à faire le tri dans ses mails pour filtrer les spam. 10 minutes x 15 collaborateurs = 150 minutes par jour. 150 x 20 jours ouvrés environ = 3 000. 3 000 : 60 = 50 !
